Gedeelde informatie als basis voor regionale zorgcoördinatie
Bij revalidatie of herstelzorg is vaak tijdelijk verblijf van een patiënt in een zorginstelling nodig. De verwijzer doet een aanvraag en een zorgcoördinator zoekt naar een passende plek. In de praktijk is dit vaak een complex en inefficiënt proces, waarbij meerdere professionals en organisaties betrokken zijn, zoals het ziekenhuis, de medisch specialist, transferverpleegkundige, huisarts, thuiszorg en aanbieders van vervolgzorg. Om tot een passende plaatsing te komen, is actuele, complete en betrouwbare informatie nodig.
Dan begint het zoeken en afstemmen. Is de aanvraag compleet? Welke organisaties kunnen de benodigde zorg leveren? Waar is daadwerkelijk capaciteit beschikbaar? Past die plek bij de zorgbehoefte en persoonlijke omstandigheden van de patiënt? En welke gevolgen heeft een bepaalde plaatsing, bijvoorbeeld gelet op de aanwezige voorzieningen, vervolgzorg en beschikbare capaciteit?
Versnipperde informatie belemmert passende zorg
De informatie die nodig is voor een passende plaatsing staat vaak verspreid over verschillende systemen en organisaties. Een deel staat in de verwijzing, aanvullende informatie bevindt zich bij andere betrokken zorgverleners en gegevens over beschikbaar aanbod en capaciteit worden weer elders bijgehouden. Daardoor kost het veel tijd om de benodigde informatie te verzamelen, te controleren en te beoordelen.
Tegelijkertijd worden plaatsingen vaak per individuele patiënt bekeken, terwijl meerdere patiënten wachten en meerdere plekken beschikbaar komen. Wanneer vraag en aanbod vooral één-op-één worden beoordeeld, wordt de beschikbare capaciteit niet altijd optimaal benut en kan een keuze voor de ene patiënt gevolgen hebben voor de mogelijkheden van andere patiënten.
De uitdaging is daarmee niet dat er te weinig gegevens zijn, maar dat deze versnipperd zijn en niet altijd op het juiste moment in samenhang beschikbaar zijn. Dat bemoeilijkt een snelle en passende plaatsing.
Passende plaatsing vraagt om een gedeeld informatiebeeld
Voor een passende plaatsing moet op het moment van beslissen duidelijk zijn:
- wat de zorgvraag is en hoe urgent deze is;
- welke zorg en ondersteuning de patiënt nodig heeft;
- welke voorwaarden en voorkeuren relevant zijn;
- welke organisaties passende zorg kunnen leveren;
- welke capaciteit daadwerkelijk beschikbaar en inzetbaar is.
Die informatie moet actueel, eenduidig en betrouwbaar zijn en op het juiste moment samenkomen. Alleen dan ontstaat een gedeeld beeld van de zorgvraag en het beschikbare, passende aanbod waarop verwijzers en zorgcoördinatoren kunnen handelen.
Omdat deze informatie over meerdere organisaties en systemen is verdeeld, vraagt dit om regionale afspraken. Niet alleen over het gezamenlijke doel, maar ook over welke gegevens nodig zijn, welke definities worden gehanteerd, hoe actueel de informatie moet zijn, wie toegang heeft en wie verantwoordelijk is voor de kwaliteit ervan. Zo ontstaat de basis om over organisatiegrenzen heen samen te werken aan passende zorg.
Van losse gegevens naar één werkproces
Regionale samenwerking bestaat vaak al, en ook veel van de benodigde informatie is beschikbaar, bijvoorbeeld in verwijssystemen, capaciteitsregistraties en andere systemen. De uitdaging is om deze gegevens op het juiste moment bij elkaar te brengen, te controleren en eenduidig beschikbaar te maken binnen het zorgproces.
Vanuit de regionale opgave bepaal je welke organisaties betrokken moeten zijn, welke informatie nodig is en welke afspraken nodig zijn over definities, actualiteit, toegang en verantwoordelijkheid.
Het doel is daarbij niet om zoveel mogelijk informatie te verzamelen, maar om de informatie beschikbaar te maken die nodig is om een goede beslissing te nemen. Een dashboard met gemiddelde cijfers van vorige maand (secundair gebruik) helpt bijvoorbeeld niet bij het vinden van een passende plek voor iemand die vandaag vervolgzorg nodig heeft. Voor capaciteitsplanning of beleidsmatige sturing kan diezelfde informatie juist wel waardevol zijn.
Een operationele informatielaag (primair gebruik) kan hierbij ondersteunen door gegevens over zorgvraag en zorgaanbod uit verschillende bronnen te ontvangen, te valideren, te standaardiseren en beschikbaar te stellen binnen het zorgproces.
Daarmee ontstaat niet per se één nieuw centraal databestand, maar een betrouwbaar en actueel informatiebeeld waarop gehandeld kan worden.
| Zorgvraag → gegevens controleren en aanvullen → passend en beschikbaar aanbod bepalen → mogelijkheden vergelijken → plaatsingsbeslissing → terugkoppeling |
Data wordt daarmee geen losstaand eindproduct, maar een integraal onderdeel van het zorgproces.
Primair gebruik maakt secundair gebruik mogelijk
De informatie die binnen het zorgproces wordt gebruikt en vastgelegd (primair gebruik), kan ook worden benut om de regionale samenwerking verder te verbeteren (secundair gebruik). Zo ontstaat naast ondersteuning van individuele plaatsingen ook inzicht in patronen en knelpunten op regionaal niveau.
Denk bijvoorbeeld aan inzicht in:
- de ontwikkeling van de regionale zorgvraag;
- beschikbaar en passend zorgaanbod;
- wachttijden en daadwerkelijk inzetbare capaciteit;
- lopende aanvragen en gerealiseerde plaatsingen;
- structurele verschillen tussen vraag en aanbod;
- redenen waarom plaatsingen niet of moeilijk tot stand komen;
- knelpunten in de doorstroom.
Deze informatie kan worden gebruikt voor capaciteitsplanning, beleidsmatige sturing en het gericht verbeteren van het regionale zorgproces.
Daarmee ontstaat een waardevolle wisselwerking. Actuele gegevens ondersteunen het dagelijkse proces van verwijzen, coördineren en plaatsen (primair gebruik). De gegevens die daarbij worden vastgelegd, geven vervolgens inzicht in hoe vraag, aanbod, capaciteit en doorstroom zich over de tijd ontwikkelen (secundair gebruik). Die inzichten kunnen weer worden gebruikt om de regionale samenwerking en het zorgaanbod verder te verbeteren.
| Dezelfde informatievoorziening ondersteunt zowel de dagelijkse zorgcoördinatie als leren, verbeteren en plannen op regionaal niveau. De gegevens die tijdens dit proces ontstaan, kunnen vervolgens ook worden benut om de regionale samenwerking te verbeteren. |
Amsterdam als praktijkvoorbeeld
In Amsterdam werken Sigra, Verwijspunt 020, zorgorganisaties en Zilveren Kruis samen aan een aanpak om mensen sneller naar een passende en beschikbare zorgplek te begeleiden. Daarbij wordt gebruikgemaakt van het Dolce Vita-algoritme, dat kan helpen om meerdere zorgvragen en beschikbare plaatsen in samenhang te matchen.
Mediquest ontwikkelt hiervoor een onafhankelijke informatielaag. Deze verbindt relevante informatie uit verschillende bronnen en maakt die beschikbaar binnen het zorgproces.
Zo ontstaat inzicht in bijvoorbeeld:
- welke zorg iemand nodig heeft;
- welk aanbod daarbij past;
- waar daadwerkelijk capaciteit beschikbaar is;
- en welke mogelijkheden er zijn om vraag en aanbod te matchen.
De informatielaag sluit aan op bestaande systemen en werkprocessen. Het doel is dus niet om alles opnieuw in te richten, maar om bestaande informatie beter samen te brengen. Hou onze website in de gaten voor meer informatie over deze ontwikkeling!